11 bí quyết làm việc với người khó tính

Trang chủ » Tương tác xã hội » Xung đột » 11 bí quyết làm việc với người khó tính: Biến thử thách thành cơ hội

Tổng hợp 11 bí quyết làm việc với người khó tính, giúp bạn mở rộng mạng lưới quan hệ, phát triển bản thân và thành công hơn.

Đã bao giờ bạn gặp phải một người khiến bạn thất vọng đến mức “vò đầu bứt tai” và chỉ muốn hét lên thành tiếng? Không một môi trường/ tập thể nào mà không tồn tại những cá nhân khó chịu – từ đồng nghiệp, sếp, khách hàng, đối tác, thậm chí là bạn bè. Việc phát triển và hoàn thiện kỹ năng làm việc với người khó tính tuy có thể không mấy thoải mái – nhưng là yêu cầu không thể thiếu để vươn tới các nấc thang cao hơn trong sự nghiệp cũng như cuộc sống.

Mục lục

Vì sao một số người lại khó chịu hơn những người khác?

Theo TS. Greg Barnett – Phó Chủ tịch Cấp cao tại The Prediction Index, mâu thuẫn giá trị và áp lực tình huống là hai nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tình trạng căng thẳng trong các mối quan hệ.

Sai lệch giá trị xảy ra khi hai cá nhân mang hai hệ thống niềm tin hoàn toàn khác nhau, trong khi áp lực tình huống liên quan đến yếu tố môi trường – ví dụ như quản lý không tốt, bầu không khí căng thẳng hoặc hạn chế về nguồn lực – có thể làm cho mâu thuẫn càng trở nên tồi tệ hơn.

Đặc biệt trong môi trường công sở, khác biệt về phong cách làm việc là nguyên nhân gây xung đột phổ biến nhất. TS. Allison Siminovsky, Chuyên gia Tư vấn Nghiên cứu Cấp cao tại The Predictive Index nhận định:

“Hãy nghĩ về một kịch bản khi hai người đang làm việc cùng nhau – một người thì cực kỳ chú trọng vào quá trình và chi tiết, trong khi người kia lại thiên về tư duy toàn cục. Trừ khi cả hai người đều cực kỳ tự giác và kiên nhẫn, bằng không thì xung đột nhất định sẽ nảy sinh khi họ làm việc cùng nhau. Thông thường, mâu thuẫn trong công việc không liên quan gì đến việc cả hai bên có thích hay tôn trọng nhau hay không.”

Xung đột tại nơi làm việc

Phân loại các kiểu người khó tính

Những người khó chịu thường xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số chỉ biết nói liên tục và không bao giờ chịu lắng nghe. Số khác thì không ngừng nêu ý kiến chỉ trích – đặc biệt về những vấn đề không liên quan đến họ. Một số lại không bao giờ biết giữ lời hứa. Có những đồng nghiệp khó chịu luôn cạnh tranh với bạn để giành lấy quyền lực, đặc quyền và sự chú ý của mọi người; một vài người thậm chí luôn theo dõi và tìm cơ hội nói xấu, “dìm” bạn xuống để lấy lòng cấp trên. Quản lý thiên vị trong cách đối xử với cấp dưới, v.v…

Sâu đây là một số loại người khó tính thường gặp nhất.

Kẻ bắt nạt

Bạn đã bao giờ phải làm việc với người khó tính, chuyên đi “bắt nạt” người khác? Nếu đồng nghiệp liên tục “giành” phát biểu trong các cuộc họp, thường xuyên chỉ trích bạn về hiệu suất làm việc, thậm chí “cướp công” những thành tích cá nhân của bạn, họ rất có khả năng rơi vào nhóm kẻ bắt nạt (bully).

Việc phải làm việc với những người như trên sẽ khiến bạn thường xuyên cảm thấy bị đe dọa và mất tinh thần khi đi làm. Về lâu về dài, sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn sẽ bị tác động đáng kể.

Người tiêu cực

Mọi tổ chức luôn tồn tại các thành viên thường xuyên “chìm ngập” trong suy nghĩ tiêu cực. Họ không thích công việc phải làm, luôn “ca thán” về cấp trên yếu kém, hoặc về đồng nghiệp xấu tính, đối xử bất công với họ. Với họ, những ngày làm việc là một chuỗi ngày lãng phí, còn khách hàng chỉ là những “ông trời con” suốt ngày đòi hỏi.

Người có thói quen xấu

Bạn đã từng bao giờ làm việc với một đồng nghiệp có những thói quen khó chịu như: nhai kẹo cao su quá ồn ào, hoặc mang những vấn đề cá nhân đến văn phòng mỗi ngày? Hoặc một đồng nghiệp có vấn đề vệ sinh cá nhân, luôn toát ra mùi rượu và cà phê tại nơi làm việc? Những cá nhân này là nguyên nhân gây suy giảm năng suất, cũng như nhiều loại vấn đề hành vi và cá nhân khác.

Vì sao phải làm việc với người khó tính?

Chúng ta thường có xu hướng phiền lòng khi tiếp xúc những người khó chịu, với những suy nghĩ kiểu như: “Tại sao những người này lại khó chịu đến vậy?”, “Họ thật vô trách nhiệm!”, “Thật xui xẻo khi phải làm việc với họ” hoặc “Tôi không bao giờ muốn chung chạ với những người này nữa!” .

Dù muốn hay không, đây là tình trạng không thể tránh khỏi trong bất kỳ tập thể nào. Dù bạn ở đâu, sẽ luôn có một vài đồng nghiệp/ khách hàng gây khó khăn cho bạn. Tránh né không phải là giải pháp lâu dài – trừ khi bạn quyết định nghỉ việc/ rời khỏi tập thể đó.

Càng để lâu, bạn sẽ càng trở nên tức giận và đau đớn – cảm xúc đó sẽ ngăn cản bạn xử lý công việc một cách lý trí. Vì vậy, mỗi chúng ta phải cố gắng học cách làm việc với người khó tính ngay khi có thể.

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn tránh né vấn đề?

Việc liên tục phàn nàn sẽ nhanh chóng khiến bạn trở thành người hay “than vãn” trong mắt đồng nghiệp. Nếu bạn liên tục bị cuốn vào xung đột, cấp trên sẽ đặt câu hỏi về năng lực giải quyết vấn đề của bạn – thậm chí, chính bạn có thể bị đánh giá là loại người khó tính. Điều này sẽ dẫn tới những hệ lụy rất nguy hiểm đối với con đường phát triển của bạn.

Cuối cùng, nếu tình hình tiếp tục xấu đi theo thời gian, tổ chức sẽ cảm thấy “mệt mỏi” với bạn. Cấp trên có thể quyết định rằng bạn cần được thay thế bởi một người chuyên nghiệp và có tinh thần hợp tác hơn.

Vì vậy, thay vì chỉ phản ứng tiêu cực với tình hình, lời khuyên là bạn hãy trang bị cho bản thân kỹ năng làm việc với người khó tính.

Làm việc với người khó chịu

Lợi ích khi học cách giao tiếp với người khó tính

Bằng cách cải thiện khả năng đối phó với người khó chịu tại nơi làm việc, bạn cũng đồng thời góp phần cải thiện bầu không khí chung theo chiều hướng tốt hơn cho mọi người. Điều này sẽ khiến bạn được nhiều người biết đến, chiếm được cảm tình của tập thể. Những mối quan hệ cũng sẽ từ đó đến với bạn – theo sau đó là cơ hội thăng tiến trong tổ chức.

Đọc thêm: Hạnh phúc trong công việc – 8 bí quyết thực hành

11 bí quyết làm việc với người khó tính

Việc ứng xử với người khó tính dễ dàng hay khó khăn tùy thuộc vào tính cách cá nhân và tình huống cụ thể. Nhìn chung, sẽ đơn giản hơn nếu như đương sự đều bị mọi người xem là “đáng ghét”, hoặc hành vi của họ ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó, bạn có thể cùng những người đồng chí hướng lập thành nhóm để giải quyết cá nhân khó chịu trên – hoặc thông báo cho cấp quản lý/ bên liên quan để được hỗ trợ.

Tuy nhiên, vấn đề sẽ trở nên phức tạp nếu đương sự công khai phá hoại uy tín của bạn, “cướp công”, hoặc tìm cách “bắt nạt” và công kích cá nhân bạn.

Dưới đây là tổng hợp 11 mẹo giúp bạn cải thiện quan hệ với họ:

Giữ bình tĩnh

Mất bình tĩnh và nổi nóng không phải là cách nói chuyện với người khó tính. Trừ khi bạn biết rằng sự tức giận sẽ kích thích họ hành động và thay đổi có ý thức, tốt hơn bạn hãy cố gắng thực hành đức điềm tĩnh.

Thái độ bình tĩnh sẽ khiến bạn được mọi người đánh giá là biết kiểm soát, tập trung và nhận được sự kính trọng hơn. Hãy thử hình dung xem, bạn thích được làm việc với một người điềm tĩnh hay nóng nảy hơn? Khi người đối diện nhận thấy bạn vẫn bình tĩnh dù họ có làm gì, họ sẽ sẵn sàng chú ý và lắng nghe bạn hơn.

Tự đánh giá lại chính mình

Bạn có chắc rằng vấn đề nằm ở đối phương, và bạn không phản ứng thái quá không? Chẳng hạn, bạn có từng gặp khó khăn với cùng một kiểu người hoặc hành động tương tự không?

Liệu có quy luật nào thường xảy ra trong tương tác của bạn với đồng nghiệp không? Bạn có nhận thấy bản thân dễ bị kích động bởi một số tác nhân cụ thể nào không? Hãy luôn chú ý tự vấn bản thân để xác định rằng, có phải nguyên nhân nằm ở hành vi của người khác hay không.

Tìm hiểu ý định của đối phương

Không ai tự nhiên muốn tỏ ra khó khăn với người khác. Ngay cả khi có vẻ như người đó chỉ muốn làm phiền bạn, luôn có một động cơ nào đó thúc đẩy họ hành xử như vậy. Bí quyết làm việc với người khó tính là xác định động cơ đằng sau đó.

Để làm được điều này, bạn cần tìm lời giải cho những câu hỏi sau:

Điều gì đang khiến họ hành động theo cách này?
Nguyên nhân nào đang ngăn cản họ hợp tác với bạn?
Bạn có thể giúp gì để đáp ứng nhu cầu và giải quyết vấn đề của họ?
v.v…

Đọc thêm: Trí tuệ cảm xúc (EQ) – Tầm quan trọng với thành công & sự viên mãn

Tham khảo quan điểm của người khác

Khi bạn là đối tượng của một cuộc tấn công, hoặc cấp trên tỏ ra ủng hộ các hành động “quá đáng” của đồng nghiệp, thường rất khó để giữ được một “cái đầu lạnh”. Cảm giác tức giận, đau đớn, sỉ nhục, sợ hãi và lo lắng thường sẽ dẫn tới những hành vi “dại dột”, khiến tình hình càng tồi tệ hơn.

Trong trường hợp đó, hãy tìm cơ hội chia sẻ với đồng nghiệp, quản lý hoặc bạn bè thân quen. Khả năng lớn là họ đã từng trải qua những tình huống tương tự – theo cách này hay cách khác. Họ sẽ có thể nhìn mọi thứ từ một góc độ mới mẻ và gợi ý hướng xử lý tình huống khách quan hơn.

Thảo luận riêng với đối phương

Đối đầu với đồng nghiệp khó tính không phải là điều dễ dàng – nhưng sẽ thực sự cần thiết nếu bạn muốn bảo vệ quyền lợi của mình. Hãy trao đổi với họ về những gì bạn đang trải qua – một cách nhẹ nhàng và thân thiện.

Trong nhiều trường hợp, họ có thể không ý thức tác động của lời nói/ hành động của họ đối với bạn. Họ có thể đang thử nghiệm khả năng tạo ảnh hưởng lên bạn khi gặp nhau lần đầu tiên. Hoặc, họ có thể cần phải xem lại cách tương tác của chính mình với mọi người.

Một số người có thể ý thức tác động của họ đối với bạn, nhưng lại chọn cách phủ nhận, chống chế hoặc cố gắng biện minh cho hành động của họ. Trong tình huống xấu hơn, họ có thể tỏ ra hờ hững và không quan tâm với những gì bạn chia sẻ. Khi thảo luận, hãy cố gắng đạt được thỏa thuận về các hướng giải quyết tích cực/ hỗ trợ trong tương lai. Tập trung vào một hoặc hai hành động gây tổn thương đến bạn nhiều nhất.

Chia sẻ với họ về ý định của bạn

Một bí quyết đối phó với người khó tính là cho họ biết ý định đằng sau những gì bạn đang làm. Đôi khi, họ tỏ ra khó chịu vì nghĩ rằng bạn đang làm khó họ. Hãy cho họ biết lý do đằng sau hành động của bạn, cũng như toàn bộ thông tin về những gì đang xảy ra sẽ giúp họ dễ dàng đồng cảm với hoàn cảnh của bạn hơn.

Học cách lắng nghe

Lắng nghe tich cực chính là chìa khóa giao tiếp và chinh phục người khó tính. Khi đối thoại, bạn nên tập trung vào những gì đối phương đang nói, không phải vào những gì bạn muốn trình bày tiếp theo.

Khi đối phương muốn chia sẻ điều gì, đừng ngắt lời – hãy cho họ cơ hội nói hết ý. Nếu bạn thấy điều gì khúc mắc, đừng ngại đặt câu hỏi và nhờ họ giải thích lại. Diễn giải và “phản chiếu” lại những gì bạn nghe được để kiểm tra xem bạn hiểu đúng ý của đối phương không.

Hãy nhớ luôn lắng nghe và đặt bản thân vào vị trí của người khác; chắc chắn, uy tín của bạn trong mắt họ sẽ trở nên lớn hơn rất nhiều.

Đọc thêm: Cách tiếp nhận lời phê bình – 6 bước giúp bạn lắng nghe tốt hơn

Giữ liên lạc sau khi đối thoại

Hành vi của họ sau khi trao đổi có thay đổi hay không? Theo hướng tích cực hay tiêu cực? Hãy cân nhắc xem bạn có cần một cuộc thảo luận tiếp theo hay không – nếu có, kết quả dự kiến sẽ là như thế nào.

Chú ý xây dựng quan hệ

Học vấn, kinh nghiệm, chức danh… sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không hòa hợp với đồng nghiệp. Không có mạng lưới quan hệ tốt, bạn sẽ chẳng thể thành công trong sự nghiệp. Quan hệ tích cực với cấp trên và đồng nghiệp không chỉ góp phần vào thành công, mà còn mang lại cảm giác hài lòng và mãn nguyện.

Sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa khiến việc giao tiếp ít nhiều trở nên “máy móc hóa”. Thay vào đó, hãy tìm cách kết nối với người khác ở cấp độ cá nhân nếu có thể. Dành thời gian làm quen với họ như một người bạn thực sự – chứ không chỉ đơn thuần là đồng nghiệp. Tìm hiểu về sở thích, gia đình và cuộc sống của họ. Hẹn gặp gỡ hoặc đi ăn chung nếu có thể.

Dù quan hệ của bạn với đồng nghiệp thế nào, hãy luôn đối xử tôn trọng với họ. Không ai thích bị đối xử như thể bản thân thiếu năng lực / bất tài. Nếu bạn thể hiện sự thiếu tôn trọng, chẳng có gì đáng ngạc nhiên nếu đối phương cũng hành động tương tự với bạn.

Tập trung vào hành động

Đôi khi, bạn có thể bị đồng nghiệp “chơi xấu”, chẳng hạn như không nhận được công việc mà họ đã hứa giao, hoặc bị quy trách nhiệm sai về một điều bạn không hề làm. Dù thế nào đi chăng nữa, hãy chấp nhận rằng mọi chuyện đã diễn ra rồi. Thay vì lo lắng về những gì bạn không thể thay đổi, hãy lên kế hoạch về những gì bạn có thể làm để cải thiện tình hình và khắc phục vấn đề.

Một lưu ý quan trọng là không tham gia nói xấu hay “buôn chuyện” về đồng nghiệp. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được những lời đàm tiếu phá hoại của người khác về chính mình.

Làm ngơ

Nếu bạn đã thử mọi cách trên mà đối phương vẫn không tiếp thu, làm ngơ là giải pháp tốt nhất. Sau cùng thì bạn đã làm tất cả những gì có thể. Chú tâm thực hiện các công việc hàng ngày của bạn, và chỉ giao tiếp với họ khi cần thiết. Tất nhiên, hướng đi này sẽ không khả thi trong trường hợp người đó đóng vai trò quan trọng trong công việc của bạn.

Đọc thêm: Gaman – Triết lý sống bền bỉ & nhẫn nại

Giải pháp cuối cùng: Báo cáo với cấp trên

Nếu mọi cố gắng làm việc với người khó tính của bạn đều thất bại, báo cáo với cấp trên là giải pháp có thể cân nhắc – dù chỉ nên áp dụng khi mọi phương pháp khác đều không có tác dụng.

Đôi khi, đây sẽ là hướng giải quyết duy nhất hiệu quả, đặc biệt với các cơ cấu tổ chức quan liêu. Ngay cả trong trường hợp đó, bạn cũng nên tránh lạm dụng; nếu không, quản lý có thể đánh giá thấp năng lực giải quyết vấn đề của riêng bạn.

Cần chuẩn bị những gì trước khi nói chuyện với cấp trên?

Ghi chú các vấn đề đang xảy ra và ảnh hưởng đến hiệu suất, công việc và tiến độ công việc của bạn.
Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Có lẽ bạn sẽ cần sếp của người đồng nghiệp khó tính tham gia thảo luận trong quá trình này.
Tập hợp những nhân viên khác có thể gặp vấn đề tương tự như bạn. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục cấp quản lý về tầm quan trọng của vấn đề. Tuy nhiên, hãy cẩn thận đừng để cấp trên có ấn tượng rằng bạn và đồng nghiệp đang lập bè phái để “bắt nạt” người đó.

Lưu ý sau cùng: Tất cả chúng ta đều là con người

Tất cả chúng ta đều có những khoảng thời gian căng thẳng trong cuộc sống – cảm giác áp lực này có thể khiến ta trở nên khó tính hơn với mọi người. Vì vậy, kiên nhẫn và thời gian đôi khi là tất cả những gì cần thiết để xử lý vấn đề. Thay vì phản ứng trước hành vi không thân thiện của đồng nghiệp, lời khuyên là mỗi người nên học cách thấu cảm và hỏi han xem đương sự có khỏe không. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn thực sự muốn hỗ trợ, họ có thể sẽ thay đổi cách hành xử của mình.

Bất kỳ đội nhóm nào đều cần đến sự kết hợp của nhiều cá tính và cách tiếp cận khác nhau – người bi quan sẽ chỉ ra những “lỗ hổng” trong kế hoạch, người giàu ý tưởng sẽ đẩy mạnh quá trình đổi mới, người có tinh thần trách nhiệm sẽ làm mọi thứ để đạt được kết quả, v.v… Vì vậy, có thể mâu thuẫn tại nơi làm việc chỉ đơn giản là do sự khác biệt về phương pháp tiếp cận vấn đề mà thôi.

Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm – Định nghĩa & Phương pháp cải thiện

Lời kết

Học cách làm việc với người khó tính không chỉ mang lại lợi ích cho chính bản thân bạn – mà còn có ý nghĩa với sự phát triển của đội nhóm và thành công của tổ chức. Hy vọng qua phần chia sẻ trên đây, bạn đọc sẽ tìm thấy các thông điệp/ phương pháp thực hành hữu ích để áp dụng vào thực tế công việc và cuộc sống.

Chúc bạn thành công!

Tham khảo

9 Useful Strategies to Dealing with Difficult People at Work. https://www.businessinsider.com/9-useful-strategies-to-dealing-with-difficult-people-at-work-2011-6.

How to Deal With Difficult People at Work. https://www.thebalancecareers.com/how-to-deal-with-difficult-people-at-work-1919377.

10 Tips for Dealing With Difficult People at Work. https://www.thebalancecareers.com/dealing-with-difficult-people-at-work-1917903.

How to deal with difficult people at work. https://www.theguardian.com/careers/careers-blog/how-to-deal-difficult-people-at-work.

How to work with difficult people. https://www.atlassian.com/blog/teamwork/how-to-work-with-difficult-people.