Kỹ năng tiếp nhận phản hồi: Bí quyết thực hành trong giao tiếp

Chi tiết về kỹ năng tiếp nhận phản hồi, gồm bí quyết quản lý cảm xúc khi lắng nghe góp ý từ người khác, suy ngẫm & hành động sau đó.

Dù là nơi công sở hay trong cuộc sống cá nhân, phản hồi (feedback) có ý nghĩa rất quan trọng với việc học hỏi và phát triển bản thân. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nghiên cứu tổng quan về kỹ năng tiếp nhận phản hồi, bao gồm các phương pháp, chiến lược và ví dụ thực tế nhằm giúp bạn tự tin hơn khi trao đổi ý kiến với những người xung quanh.

Tóm tắt nội dung chính

• Quá trình tiếp nhận phản hồi là cơ hội để cá nhân nhận thức về mục đích của mình cũng như những điểm cần sửa chữa, khuyến khích tư duy đổi mới, xây dựng lòng tin, nâng cao hiệu suất và củng cố các mối quan hệ – cả ở ngoài xã hội lẫn trong đội nhóm.
• Bí quyết cải thiện kỹ năng tiếp nhận phản hồi nằm ở việc chủ động tiếp cận đối phương, có thái độ cầu thị, nắm bắt mọi cơ hội phát triển và thể hiện tinh thần trách nhiệm.
• Thật không dễ để làm chủ cảm xúc khi lắng nghe góp ý, song mỗi người cần cố gắng bày tỏ lòng biết ơn, nuôi dưỡng tư duy cầu tiến, chậm rãi khi trả lời, cũng như đặt câu hỏi ngược lại nếu cần thiết.

Tầm quan trọng của kỹ năng tiếp nhận phản hồi

• Cơ hội học hỏi

Thông qua tương tác và thu nhận ý kiến từ mọi người xung quanh, cá nhân sẽ có điều kiện nhận thức sâu sắc hơn về việc bản thân đã làm tốt những gì – còn điểm nào có thể cải thiện để tiến xa hơn. Khi chủ động yêu cầu và lắng nghe góp ý, chúng ta cũng đồng thời cho mình cơ hội rèn luyện năng lực giải quyết vấn đề cũng như kỹ năng cá nhân.

• Bí quyết hạnh phúc

Phản hồi tích cực là một hình thức khen ngợi, giúp bạn cảm thấy bản thân được đánh giá cao và trân trọng về việc đã làm. Điều này không chỉ tác động đến kết quả đầu ra, mà còn mang lại nguồn động lực và niềm vui trong công việc.

• Phát huy năng lực sáng tạo

Góp ý từ người khác đóng vai trò là nguồn cảm hứng “bất tận” cho quá trình sáng tạo và đổi mới. Quá trình tiếp nhận phản hồi mang đến cơ hội nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ – nhờ đó trang bị nền tảng để bạn vượt qua “giới hạn” bản thân, sẵn sàng tìm ra những giải pháp mới, hiệu quả hơn so với hiện tại.

• Nuôi dưỡng niềm tin

Khi tham gia chia sẻ ý kiến, chúng ta đồng thời thể hiện sự quan tâm đối với người xung quanh và công việc của họ. Hành động lắng nghe tích cực này góp phần nuôi dưỡng lòng tin, tạo nền tảng cho quá trình giao tiếp, cải thiện các mối quan hệ và hợp tác bền chặt hơn.

• Ý thức sâu sắc hơn về mục đích

Phản hồi trung thực giúp cá nhân hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm và đóng góp của họ trong đội nhóm. Qua đó, mỗi người ý thức hơn tác động của những gì mình làm với mục tiêu chung – chính nhận thức này sẽ cho họ cảm nhận chân thực nhất về ý nghĩa và giá trị của công việc.

Một khi nhận thức rõ ràng về mục đích cá nhân và tập thể, bạn sẽ có thêm động lực để hoàn thành công việc cách tốt nhất.

• Động lực tăng trưởng

Phản hồi là yếu tố quan trọng thúc đẩy quá trình phát triển – qua việc giúp mỗi cá nhân nhận ra những cơ hội và thách thức trong công việc, từ đó có thể đặt ra mục tiêu và kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, góp ý của người khác cũng hỗ trợ bạn đánh giá tiến độ và kết quả của công việc, từ đó có thể điều chỉnh và thực hiện cải tiến cần thiết.

• Cải thiện hiệu suất

Kỹ năng tiếp nhận phản hồi giống như chiếc “la bàn” định hướng, khiến ta ý thức rõ hơn về những gì cần làm/ cần tránh để đạt được kết quả mong muốn – cũng như cần sử dụng và tối ưu nguồn lực hiện có như thế nào. Nhờ đó, mỗi người có cơ hội nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, giảm thiểu lãng phí và đáp ứng kỳ vọng đặt ra.

• Khuyến khích tinh thần học tập & cởi mở

Hoạt động trao đổi phản hồi khuyến khích việc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý kiến – từ đấy góp phần xây dựng một tập thể đề cao tinh thần hỗ trợ và phát triển lẫn nhau. Ngoài ra, việc thường xuyên đóng góp và tiếp nhận phản hồi cũng thúc đẩy một bầu không khí giao tiếp cởi mở và gắn kết. Khi mọi thành viên cảm thấy được lắng nghe và nỗ lực của bản thân được trân trọng, họ sẽ có nhiều động lực để cố gắng vì ích chung hơn nữa.

Lợi ích của việc thực hành kỹ năng tiếp nhận phản hồi

• Phát triển cá nhân

Phản hồi (feedback) là công cụ vô cùng hữu hiệu trong hành trình phát triển bản thân – cho phép ta học hỏi từ sai lầm cũ, hoàn thiện bộ kỹ năng và hiện thực hóa mục tiêu đề ra. Nó giúp “khai sáng” những tiềm năng và cơ hội còn ẩn giấu, giúp ta phác thảo/ điều chỉnh kế hoạch hành động và khai thác các cơ hội mới.

• Phát triển đội nhóm

Việc trao đổi phản hồi thường xuyên mang lại nền tảng cho các thành viên trong nhóm tiếp xúc với các quan điểm khác biệt, tạo điều kiện giao tiếp cởi mở và góp phần giải quyết xung đột nội bộ. Thông qua đó, mỗi người ý thức sâu sắc hơn về nhu cầu và nguyện vọng của đồng đội – tăng cường khả năng làm việc gắn kết và hướng tới mục tiêu chung.

Niềm vui khi tiếp nhận phản hồi – Joe Hirsch, TED Talk

Bí quyết rèn luyện kỹ năng tiếp nhận phản hồi

Nhìn chung, lắng nghe góp ý không phải là điều dễ dàng – đặc biệt khi ta phải thường xuyên đối mặt với những nhận xét tiêu cực/ khó nghe từ người xung quanh. Sau đây là một số phương pháp giúp bạn vượt qua những khó khăn này và rèn luyện kỹ năng tiếp nhận phản hồi:

1. Chủ động xin ý kiến

Nếu có thể, hãy cố gắng thường xuyên yêu cầu phản hồi, thể hiện thái độ háo hức, mong muốn học hỏi và tự hoàn thiện. Chính khi chủ động nhờ giúp đỡ, chúng ta đồng thời giảm bớt yếu tố bất ngờ và lo lắng khi phải lắng nghe góp ý không mong muốn.

Khi tiếp cận đồng nghiệp/người giám sát/cố vấn để xin ý kiến, bạn có thể mở đầu cuộc đối thoại như sau:

“Tôi đánh giá cao chuyên môn của Anh/Chị/Sếp – cũng như bất kỳ ý kiến nào Anh/Chị/Sếp có thể góp ý về dự án gần đây của tôi. Tôi luôn mong muốn bản thân có cơ hội cải thiện và trở nên tốt hơn nữa.”

2. Có tinh thần học tập

Khi tiếp nhận phản hồi, hãy luôn duy trì tư duy cởi mở – cố gắng hết sức để đánh giá quan điểm/ý định của đối phương. Hãy chú tâm hoàn toàn vào người đối diện – tránh không ngắt lời hay tranh cãi nếu không thực sự cần thiết. Thái độ cầu thị như vậy là chìa khóa khuyến khích đối thoại cởi mở và trung thực, thúc đẩy sự tin tưởng và hợp tác giữa đôi bên.

Là con người, phản ứng theo cảm xúc là xu hướng hoàn toàn tự nhiên – đặc biệt khi đối mặt với những quan điểm phê phán. Tuy nhiên, mỗi người cần học cách quản trị bản thân – kiềm chế để không tỏ thái độ phòng thủ hoặc tranh cãi. Hít một hơi thật sâu, giữ bình tĩnh, đồng thời tự nhắc nhở về tầm quan trọng của lắng nghe và thấu hiểu trước khi phản ứng lại.

Đọc thêm: Không biết lắng nghe – Thói xấu “giết chết” các mối quan hệ

3. Suy ngẫm và hành động

Hãy dành chút thời gian để suy nghĩ về góp ý của đối phương trước khi trả lời. Đừng phản ứng “bốc đồng” hay cảm xúc thái quá – làm như vậy sẽ chỉ khiến năng lực phán đoán bị “lu mờ”. Thay vào đó, hãy bình tĩnh suy nghĩ về những gì đối phương vừa truyền đạt – cách khách quan nhất có thể – và xem xét mức độ phù hợp/ hữu ích của ý kiến đó đối với sự phát triển của bạn.

Giả sử bạn nhận được nhận xét từ người giám sát trong buổi đánh giá hiệu suất – rằng bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp và làm việc với các thành viên trong nhóm. Thay vì ngay lập tức phản ứng phòng thủ hoặc cảm thấy nản lòng, hãy tạm dừng một chút để ngẫm về những gì đối phương vừa nói.

Bây giờ, hãy tự hỏi mình những câu như sau:

• Những trường hợp hoặc tình huống cụ thể nào có thể đã dẫn đến nhận xét này?
• Có quy luật/ vấn đề nào trong phong cách giao tiếp của tôi không?
• Tôi tự đánh giá thế nào về kỹ năng giao tiếp của mình?
• Tôi có thể thực hiện những thay đổi/ cải tiến cụ thể nào để nâng cao khả năng giao tiếp của mình với người khác?
• v.v…

Trong lúc tự chiêm nghiệm, hãy cố gắng nhìn nhận góp ý của đối phương cách khách quan – tập trung vào nội dung hơn là cảm xúc cá nhân. Đừng quên rằng, họ đang ở đây để giúp đỡ bạn, và ý kiến đóng góp của họ là cơ hội quý giá cho quá trình tự hoàn thiện.

4. Tìm kiếm cơ hội

Dựa trên lời phê bình của đối phương, hãy dành thời gian xác định các lĩnh vực cần cải thiện – cũng như các bước hành động mà bạn có thể thực hiện. Chủ động tìm kiếm sự hướng dẫn cần thiết – cũng như thường xuyên theo dõi tiến độ thay đổi của bản thân mỗi ngày.

Quay lại ví dụ phía trên – khi người giám sát góp ý về kỹ năng giao tiếp của bạn. Hãy thử suy ngẫm xem, có điểm nào trong nhận xét của cấp trên “ăn khớp” với quan sát hoặc những ý kiến mà bạn từng nghe trong quá khứ không? Thông tin phản hồi của họ có phù hợp với mục tiêu cá nhân/ nghề nghiệp của bạn? Có những khía cạnh nào mà bạn có thể nhận thấy tiềm năng phát triển và cải thiện không?

Khi đã dành đủ thời gian suy ngẫm, bạn có thể sắp xếp một cuộc đối thoại với người giám sát để thảo luận về những suy nghĩ của bạn – cũng như chia sẻ kế hoạch hành động dự kiến.

5. Thực hành trách nhiệm giải trình

Đừng ngần ngại thừa nhận sai lầm của bản thân. Cũng đừng đào sâu vào lỗi lầm trong quá khứ – hoặc đổ lỗi cho hoàn cảnh hay người khác về thiếu sót của bạn. Điều quan trọng là xin lỗi nếu cần thiết – sau đó tập trung ngay vào việc tìm kiếm giải pháp.

Đọc thêm: 20 thói quen xấu trong cuộc sống cần từ bỏ

Cách quản lý cảm xúc khi tiếp nhận phản hồi

Trí tuệ cảm xúc là thành tố tối quan trọng đối với kỹ năng tiếp nhận phản hồi. Dưới đây là gợi ý một số phương pháp giúp bạn thấu hiểu và quản lý cảm xúc hiệu quả hơn khi lắng nghe góp ý từ người khác:

• Bày tỏ lòng biết ơn

Bắt đầu bằng cách trao đổi với đối phương: “Cảm ơn bạn đã chia sẻ. Tôi đánh giá cao đóng góp của bạn và muốn hiểu rõ hơn về ý kiến đó”. Khi thể hiện thái độ tri ân, bạn không chỉ “phá băng” cuộc đối thoại, mà còn nhắc nhở bản thân rằng đối phương đang muốn giúp đỡ bạn, và dù bạn có khó chịu đến đâu với những gì họ nói, thì vẫn còn đó những điều giá trị có thể học hỏi.

Đọc thêm: Không biết nói lời cảm ơn – Nguyên nhân sâu xa của tật xấu này

• Tu luyện tâm trí cởi mở

Hãy tiếp thu phản hồi với thái độ cầu tiến và ý thức rằng, góp ý của đối phương có ý nghĩa với thành công và sự phát triển toàn diện của bạn thế nào. Thay vì bị lấn át bởi “cái tôi” thái quá hay cảm xúc tiêu cực, hãy xem đây là cơ hội cải thiện và học hỏi.

Suy cho cùng, ý kiến của mọi người không phản ánh giá trị hay nhân cách của bạn – nhưng chính là công cụ hỗ trợ “đắc lực” cho hành trình phát triển cá nhân.

• Tạm dừng trước khi trả lời

Hãy dành chút thời gian để trấn tĩnh bản thân và suy ngẫm về ý kiến của đối phương trước khi phản ứng lại. Làm như vậy, bạn sẽ cho mình cơ hội ngăn chặn phản ứng bốc đồng và phòng thủ – cũng như suy nghĩ thấu đáo hơn về quan điểm của người đối diện.

Làm gì sau khi tiếp nhận phản hồi?

• Phân tích

Hãy cẩn thận suy ngẫm về nội dung góp ý để nắm bắt các điểm chính, lý do và kỳ vọng của đối phương. Xác định các lĩnh vực thế mạnh và khía cạnh cần cải thiện. Nếu có thể, hãy xin đối phương cho đề xuất cụ thể, khả thi và thực tế để hướng dẫn tiến trình thay đổi của bạn.

• Đặt câu hỏi

Nếu có những phần bạn chưa hiểu hoặc cần giải thích thêm, đừng ngần ngại hỏi thêm thông tin – để đảm bảo bạn hiểu rõ điều đối phương muốn nói, tránh nguy cơ hiểu nhầm.

Giả sử một người đồng nghiệp nhận xét rằng bài thuyết trình gần đây của bạn không được rõ ràng. Trong trường hợp đó, bạn có thể yêu cầu họ nêu ví dụ/ trường hợp cụ thể như:

“Anh/Chị có thể vui lòng cho ví dụ hoặc chỉ ra những điểm cụ thể trong bài thuyết trình mà Anh/Chị thấy tôi trình bày thiếu rõ ràng không? Tôi sẽ rất biết ơn nếu được Anh/Chị cung cấp thông tin chi tiết cụ thể hơn.”

Sau đó, hãy nhờ đối phương đề xuất về cách bạn có thể cải thiện cho các bài thuyết trình trong tương lai:

“Anh/Chị có gợi ý nào về cách tôi có thể trình bày rõ ràng hơn không? Tôi sẵn sàng học hỏi và áp dụng lời khuyên của Anh/Chị vào các bài thuyết trình trong tương lai.”

Trong quá trình đối thoại, đừng ngần ngại nhắc lại/ diễn giải lại những gì bạn đã nghe – để đảm bảo rằng đôi bên đều thống nhất quan điểm. Ví dụ, bạn có thể nói,

“Theo như những gì tôi nghe, Anh/Chị cảm thấy rằng có những điểm [ABC] trong bài thuyết trình của tôi không được trình bày rõ ràng lắm. Tôi hiểu như vậy có đúng không?”

• Lập kế hoạch hành động

Dựa trên phản hồi nhận được, hãy lập ra một kế hoạch hành động chi tiết theo các mục tiêu SMART – đồng thời phác thảo các bước cần thiết để hoàn thành mục đích đề ra.

Đọc thêm: Kỹ năng phản hồi hiệu quả trong giao tiếp – Ví dụ & hướng dẫn thực hành

Về kỹ năng tiếp nhận phản hồi: Tài liệu tham khảo thêm

Mô hình

• Mô hình SBI: Tập trung vào Tình huống, Hành vi và Tác động của phản hồi, nhấn mạnh các tình huống cụ thể hơn là đặc điểm/ đánh giá cá nhân.
• Mô hình Pendleton: Nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tham gia tích cực trong việc phát triển kỹ năng tiếp nhận phản hồi thông qua 4 bước: Xác định điểm mạnh, Xác định các lĩnh vực cần cải thiện, Nhận phản hồi từ người khác & Lập kế hoạch hành động.
• Mô hình STAR: Bao gồm các danh mục Tình huống, Nhiệm vụ, Hành động và Kết quả, cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để hiểu rõ hơn về nội dung phản hồi và tác động của nó.
• Mô hình DESC: Liên quan đến việc mô tả các sự kiện và cảm xúc, đánh giá ưu và nhược điểm, đề xuất các giải pháp thay thế, tạo điều kiện thuận lợi cho đối thoại mang tính xây dựng.
• Đánh giá 360 độ: Thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau (ví dụ: quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và người cố vấn) nhằm cung cấp cái nhìn bao quát và toàn diện về hiệu suất, hành vi hoặc tình huống cụ thể.

Sách

• “Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well” của Douglas Stone & Sheila Heen.
• “Crucial Conversations: Tools for Talking When Stakes are High” của Kerry Patterson.
• “The Feedback Fix: Dump the Past, Embrace the Future, and Lead the Way to Change” của Joe Hirsch.
• “Work Rules!: Insights from Inside Google That Will Transform How You Live and Lead” của Laszlo Bock.
• “How to Be an Adult in Relationships: The Five Keys to Mindful Loving” của David Richo.

Danh ngôn

Chúng ta đều cần đến những người cho chúng ta phản hồi. Đó là cách chúng ta cải thiện chính mình.

Bill Gates

Phản hồi là “bữa sáng” của nhà vô địch.

Ken Blanchard

Phản hồi là một món quà. Ý tưởng mới là “đơn vị tiền tệ” của thành công. Hãy để mọi người thấy bạn đánh giá cao tầm quan trọng của phản hồi và ý tưởng mới.

Jim Trinka and Les Wallace

Dù bạn nghĩ mình tài giỏi đến mức nào, những người xung quanh sẽ luôn có ý tưởng giúp bạn trở nên tốt hơn. Đối với tôi, điểm cơ bản nhất cấu thành người lãnh đạo là thái độ khiêm tốn để tiếp nhận phản hồi và cố gắng cải thiện chính mình.

Jim Yong Kim

Lời kết

Việc lắng nghe ý kiến góp ý từ mọi người không phải là dấu hiệu của sự yếu kém – mà là minh chứng rõ ràng nhất cho cam kết đối với việc cải thiện bản thân. Phát triển kỹ năng tiếp nhận phản hồi là một hành trình lâu dài – đòi hỏi mỗi người phải không ngừng luyện tập, kiên nhẫn và thực hành tư duy cầu tiến. Bằng cách không ngừng tiếp thu ý kiến đóng góp của mọi người với tinh thần cởi mở, tích cực lắng nghe, bạn sẽ có cơ hội biến những lời chỉ trích thành cơ hội để học hỏi và phát triển chính mình.

Có thể bạn quan tâm:

• Feedforward: Phương pháp phản hồi thời đại mới
• Coachable là gì? Bí quyết mở lòng đối với coaching
• Công kích cá nhân: Khác biệt với góp ý mang tính xây dựng