Phản hồi tích cực (Constructive feedback): Bí quyết góp ý mang tính xây dựng

Sơ lược về kỹ thuật phản hồi tích cực (constructive feedback) cùng bí quyết nâng cao hiệu quả cho quá trình góp ý mang tính xây dựng.

Trên hành trình phát triển bản thân, góp ý của người khác là rất quan trọng để có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện, học hỏi kỹ năng mới và nâng cao hiệu suất cá nhân. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng thảo luận về kỹ thuật phản hồi tích cực (constructive feedback), cùng một số phương pháp giúp quá trình cho và tiếp nhận phản hồi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn cho các bên liên quan.

Tóm tắt nội dung chính

• Cốt lõi của phản hồi tích cực là đưa ra gợi ý cụ thể và khả thi, tập trung vào tiềm năng tương lai thay vì sai lầm trong quá khứ. Nhờ đó, cá nhân sẽ có được nhận thức và động lực cần thiết để tự hoàn thiện và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.
• Phản hồi hiệu quả đòi hỏi phải được trình bày cụ thể, kịp thời, khách quan và cân bằng, thể hiện thái độ tôn trọng và khuyến khích giao tiếp hai chiều.
• Người cho góp ý cần dành thời gian xây dựng lòng tin, nêu ví dụ cụ thể, tập trung vào những điểm tích cực cùng các lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời cố gắng giao tiếp trực tiếp bất cứ khi nào có thể. Ngược lại, người nhận góp ý nên giữ thái độ cầu thị, lắng nghe cẩn thận, đặt câu hỏi làm rõ, thể hiện sự biết ơn, suy ngẫm và lập kế hoạch hành động sau khi tiếp thu phản hồi từ đối phương.

Phản hồi tích cực là gì?

Phản hồi tích cực hay góp ý mang tính xây dựng (constructive feedback/ positive feedback) là phương pháp phản hồi tập trung đưa ra các khuyến nghị cụ thể và thực tế; nhằm giúp người nghe cải thiện kỹ năng, hiệu suất và hành vi của họ. Mục đích là hỗ trợ và hướng tới các cơ hội/ tiềm năng trong tương lai – thay vì chỉ trích, tiêu cực hoặc tập trung vào quá khứ.

Ví dụ về sự khác biệt giữa phản hồi tích cực so với cách góp ý thông thường:

• Thông thường: “Bài thuyết trình của anh/chị không được tốt. Nội dung thiếu tính tổ chức và chưa bao quát được tất cả các luận điểm chính.”
• Mang tính xây dựng: “Tôi nghĩ rằng bài thuyết trình của anh/chị có rất nhiều tiềm năng; mặt khác, có một số điểm tôi tin rằng anh/chị có thể cải thiện. Ví dụ, sẽ hay hơn nếu anh/chị sắp xếp ý tưởng của mình trước – đảm bảo bao quát tất cả các luận điểm chính. Ngoài ra, tôi cho rằng anh/chị có thể thử luyện tập kỹ năng thuyết trình cho trôi chảy và thu hút khán giả.”

Có thể thấy, góp ý kiểu truyền thống có phần thẳng thắn và tiêu cực, trong khi góp ý mang tính xây dựng thì chỉ ra các điểm cụ thể cần cải thiện. Do đó, phản hồi tích cực (constructive feedback) nhìn chung dễ đón nhận hơn và mang lại kết quả tốt hơn; trong khi với cách thứ nhất, người nghe thường sẽ cảm thấy “nản lòng” và bối rối không biết nên phản ứng như thế nào.

Tầm quan trọng của phản hồi tích cực (constructive feedback)

• Cơ hội phát triển: Nhận xét mang tính xây dựng chỉ ra cụ thể những điểm cần cải thiện. Do đó, người nghe sẽ có thể nhận thức toàn diện hơn về cách phát triển kỹ năng, tiến bộ và hướng tới mục tiêu đề ra.
• Sự minh bạch: Góp ý xây dựng giúp đương sự định hướng những gì cần phải làm để hướng tới thành công trong tương lai.
• Nuôi dưỡng tinh thần cống hiến: Thái độ tôn trọng là cơ sở để mọi người cảm thấy gắn kết và nhiệt huyết hơn trong những việc mình làm – qua việc nhận thấy tác động từ nỗ lực của mình và thực hiện các điều chỉnh hành vi cần thiết.
• Tạo động lực thay đổi: Khi được truyền tải với thái độ hỗ trợ, góp ý sẽ tạo động lực cho cá nhân/đội nhóm cố gắng hướng tới mục tiêu và cải thiện hiệu suất.
• Xây dựng niềm tin: Góp ý với thái độ tôn trọng đặt nền tảng cho sự tin tưởng giữa các cá nhân trong đội nhóm, khiến họ cảm thấy bản thân luôn nhận được sự hỗ trợ và đánh giá cao. Khi mọi người hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau, hiệu quả làm việc nhóm cũng đồng thời được cải thiện – tác động tích cực đến hiệu suất nói chung.

Phân biệt phê bình (criticism) và phản hồi (feedback)

Phê bình (criticism) và phản hồi (feedback) đều là những phương thức truyền đạt đánh giá về công việc hoặc hành vi của ai đó; tuy nhiên, giữa hai cách tiếp cận này có những khác biệt nhất định.

Phê bình thường dẫn tới cảm xúc tiêu cực, phán xét và xoáy sâu vào sai lầm/ thiếu sót của đối phương. Nó có xu hướng được thể hiện một cách gay gắt hoặc thiếu thấu cảm – giống như một cuộc công kích cá nhân. Do đó, lời phê bình thường “lợi bất cập hại” và không mang lại giải pháp thực tế.

Trong khi đó, mục đích của góp ý (feedback) là giúp đối phương cải thiện và phát triển, thay vì “nhấn chìm” họ. Vì vậy, phản hồi thường được thực hiện với giọng điệu thể hiện thái độ ủng hộ và tôn trọng, cũng như thường đi kèm theo đề xuất về những việc nên làm để giải quyết vấn đề.

Đặc điểm của phản hồi tích cực (constructive feedback)

• Cụ thể: Tập trung vào một hành vi cụ thể, đủ rõ ràng và chi tiết để đối phương hiểu những gì cần thay đổi.
• Kịp thời: Càng gần thời điểm xảy ra sự việc càng tốt – để bên liên quan dễ dàng hồi tưởng tình huống và áp dụng lời khuyên của người nói.
• Khách quan: Dựa trên các dữ kiện và quan sát thực tế, thay vì quan điểm/ thành kiến cá nhân.
• Cân bằng: Bao gồm cả khía cạnh tích cực và tiêu cực – song tập trung vào việc khuyến khích và công nhận những điểm đối phương làm tốt.
• Khả thi: Trình bày đề xuất chi tiết về hành vi nên được sửa đổi.
• Tôn trọng: Thể hiện thái độ tôn trọng, hướng tới việc giúp đối phương trưởng thành và phát triển – tránh chỉ trích hoặc coi thường họ.
• Hợp tác: Bao hàm một quá trình đối thoại hai chiều, trong đó người nghe được phép chia sẻ về quan điểm của họ và đặt câu hỏi ngược lại. Nhờ đó, thông tin góp ý được minh bạch và dễ dàng áp dụng vào thực tế.

Phân loại góp ý mang tính xây dựng

• Góp ý tích cực (Positive feedback): Công nhận và củng cố các hành vi tích cực – qua đó khuyến khích sự tự tin và truyền cảm hứng cho người nghe.
• Góp ý khắc phục (Corrective feedback): Xem xét những sai lầm trong quá khứ và nguyên nhân của chúng – để người nghe hiểu rõ hơn về bản thân và tự đưa ra giải pháp thay đổi.
• Góp ý huấn luyện (Coaching feedback): Cung cấp hướng dẫn cũng như nguồn lực cần thiết để người nghe phát triển kỹ năng mới/cải thiện năng lực hiện có.
• Góp ý chỉ đạo (Directive feedback): Bao gồm các hướng dẫn cụ thể về những gì đối phương nên làm để nâng cao hiệu suất hiện tại.
• Góp ý đánh giá/ truyền động lực (Appreciative/ Motivative feedback): Thể hiện thái độ trân trọng đối với nỗ lực và đóng góp của người nghe – điều này rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ và sự gắn kết lâu dài.

Cách khuyến khích phản hồi tích cực (constructive feedback) trong đội nhóm

Trong môi trường đội nhóm, việc khuyến khích góp ý mang tính xây dựng (constructive feedback) là rất quan trọng đối với việc nuôi dưỡng một nền văn hóa lành mạnh – đảm bảo sự phát triển bền vững. Ở đây, chúng ta sẽ cùng phân tích một số ví dụ thực tế về các kiểu công kích điển hình – cũng như cách biến những lời phê bình này thành cơ hội học tập và phát triển:

• Tình huống: Trong cuộc họp, một thành viên trong nhóm thường ngắt lời những người khác và tỏ ra “lấn lướt” khi trao đổi.

Phản hồi: “Tôi đánh giá cao sự nhiệt tình và đóng góp của bạn cho cuộc họp. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng bạn đã ngắt lời người khác và không để họ nói hết suy nghĩ của mình. Tôi hy vọng bạn hiểu rằng vì sao chúng ta nên cho mọi người cơ hội để phát biểu và chia sẻ ý tưởng của họ. Trong tương lai, bạn hãy cố gắng lưu tâm hơn và cho người khác cơ hội đóng góp nhé!”

Lời khuyên: Hãy chỉ ra cụ thể hành vi cần thay đổi và đưa ra đề xuất để cải thiện kèm theo.

• Tình huống: Nhân viên gửi một báo cáo có sai sót và không chính xác.

Phản hồi: “Tôi rất biến ơn nỗ lực của bạn khi viết bản báo cáo này, nhưng có một số lỗi và nội dung không chính xác cần được sửa chữa. Lần sau, hãy dành thời gian để xem xét cẩn thận trước khi gửi báo cáo – để đảm bảo rằng chúng ta đang gửi thông tin chính xác cho các bên liên quan nhé!”

Lời khuyên: Tập trung vào hành vi hoặc tình huống cần cải thiện – tránh rơi vào “cái bẫy” chỉ trích cá nhân.

• Tình huống: Một nhân viên liên tục hoàn thành công việc trễ hạn.

Phản hồi: “Tôi hiểu rằng bạn đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc, nhưng chúng ta phải cố gắng hoàn thành công việc đúng hạn. Bạn đã phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên và chia nhỏ thành các bước nhỏ, dễ quản lý hơn chưa? Hãy thử xem nó có giúp bạn sắp xếp công việc và đi đúng hướng không!”

Lời khuyên: Đưa ra đề xuất khả thi để cải thiện và cung cấp nguồn lực hỗ trợ nếu cần.

Bí quyết phản hồi tích cực (constructive feedback)

1. Xây dựng lòng tin

Dù mối quan hệ của bạn với đối phương là như thế nào, sự tin tưởng đóng vai trò nền tảng để đảm bảo phản hồi của bạn được đón nhận và thực hiện. Bằng không, rất dễ để đối phương cho rằng góp ý của bạn là vô ích – gây khó khăn cho quá trình giao tiếp.

2. Minh bạch và cụ thể

Hãy cố gắng đưa ra ví dụ cụ thể về hành vi/tình huống cần cải thiện – để đối phương hình dung chính xác điều họ cần thay đổi, tránh tình trạng họ diễn giải thông điệp của chúng ta theo những cách thức không mong muốn.

Ví dụ, thay vì nói, “Bạn không phải là người giao tiếp giỏi,” hãy góp ý như sau, “Trong cuộc họp nhóm ngày hôm qua, tôi để ý bạn đã nhiều lần ngắt lời các thành viên khác.”

Hoặc thay vì “Bạn cần phải ngăn nắp hơn”, hãy diễn đạt như sau:

“Bạn từng nghĩ đến việc sử dụng ứng dụng quản lý tác vụ hoặc lập danh sách việc cần làm mỗi sáng để tổ chức công việc tốt hơn chưa?”

3. Tập trung vào khía cạnh tích cực

Khi đưa ra góp ý, hãy tập trung nhấn mạnh những điểm tốt trong việc làm của đối phương. Bằng cách này, đối phương sẽ trở nên cởi mở và dễ tiếp thu ý tưởng mới hơn – ngoài ra, đây còn là cơ hội để bạn “truyền lửa” cho họ phát huy những thành tựu trong quá khứ, xem xét lại các khía cạnh cần thay đổi cho mục tiêu phát triển bản thân.

Ví dụ:

“Tôi muốn bắt đầu bằng việc nói rằng, tôi vô cùng ấn tượng đối với tinh thần cống hiến và làm việc chăm chỉ của bạn trong dự án này.”

“Mặc dù bạn đã hoàn thành xuất sắc công việc đúng hạn, nhưng tôi cho rằng chất lượng công việc có thể được cải thiện tốt hơn nữa. Ví dụ, có một số sai sót trong báo cáo cần được sửa chữa.”

4. Đối thoại trực tiếp (face-to-face)

So với các phương thức giao tiếp điện tử như email, tin nhắn nhanh hoặc gọi điện, các cuộc đối thoại trực tiếp (face-to-face) thường phù hợp hơn cho mục đích chia sẻ phản hồi tích cực. Lý do là vì những phương thức điện tử thiếu các biểu hiện ngữ cảnh quan trọng như giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc. Nếu không có những biểu hiệu này, rất dễ để đôi bên hiểu nhầm nhau.

Bên cạnh đó, trò chuyện trực tiếp cũng tạo điều kiện cho đôi bên đặt câu hỏi và khai thác vấn đề sâu sắc hơn.

Đọc thêm: Thấu hiểu cảm xúc để cân bằng & thành công

Cách tiếp nhận phản hồi tích cực (constructive feedback)

Khi nhận được góp ý, chúng ta cần cố gắng giữ thái độ cởi mở và lắng nghe những gì đối phương nói. Xu hướng chung của con người là tự bào chữa hoặc đổ lỗi cho người khác khi bị chỉ trích, nhưng việc duy trì thái độ cầu thị sẽ giúp bạn thu lại rất nhiều lợi ích sâu xa.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn đón nhận góp ý xây dựng từ người khác:

• Giữ bình tĩnh: Hãy cho bản thân một chút thời gian để “xử lý” thông tin trước khi trả lời. Khoảng thời gian này sẽ góp phần ngăn chặn phản ứng thiếu suy nghĩ – đảm bảo rằng bạn có thể đáp lại một cách cẩn trọng và có chủ đích nhất có thể.
• Chú ý lắng nghe: Tập trung vào những gì đối phương đang nói – cố gắng đừng ngắt lời (ngay cả khi bạn không đồng ý với ý kiến của họ). Nếu có thể, hãy tắt điện thoại và các thiết bị di động khác để tránh bị phân tâm.
• Đặt câu hỏi: Đừng ngại đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn ý kiến của đối phương. Càng đặt nhiều câu hỏi, bạn càng có được nhận thức sâu sắc hơn về vấn đề – cũng như có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
• Thể hiện sự trân trọng: Thái độ biết ơn đối với góp ý của đối phương cho thấy bạn cởi mở với phản hồi mang tính xây dựng và sẵn sàng học hỏi từ đó. Đổi lại, điều này cũng góp phần thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau, khuyến khích các cuộc đối thoại trong tương lai.
• Suy ngẫm: Sau khi tiếp nhận góp ý, hãy dành chút thời gian để suy ngẫm về những gì đã nghe – và về các biện pháp cải thiện trong tương lai.
• Hành động: Khi đã dành đủ thời gian tự vấn và phản tỉnh, thì giờ chính là lúc để hành động – bằng cách xây dựng một kế hoạch thay đổi chi tiết, thường xuyên theo dõi tiến độ để tìm ra các vấn đề cần phải sớm giải quyết.

Đọc thêm: Không biết nói lời cảm ơn – Tật xấu “không của riêng ai”

Lời kết

Cho và nhận góp ý chưa bao giờ là việc dễ dàng. Tuy nhiên, chính nó là nền tảng cần thiết cho các mối quan hệ, và là một thành tố không thể thiếu trên hành trình phát triển bản thân. Hy vọng rằng những nội dung trên đây sẽ giúp bạn đọc được trang bị tốt hơn để đưa ra và đón nhận những lời phản hồi tích cực (constructive feedback) – làm cơ sở cho thành công lớn hơn trong tương lai.

Có thể bạn quan tâm:

• Feedforward: Phương pháp phản hồi thời đại mới
• Thấu hiểu người khác: Chìa khóa cho các mối quan hệ xã hội
• Các loại hành vi của con người: 5 thái cực tính cách