Eat the frog: Bí quyết quản lý thời gian & năng suất

Trang chủ » Tự nhận thức » Phát triển cá nhân » Eat the frog: Bí quyết quản lý thời gian & cải thiện năng suất vượt bậc

Tổng quan về Eat The Frog – phương pháp quản lý thời gian và nâng cao năng suất tối ưu, giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành mục tiêu đề ra.

Hầu hết chúng ta đều quá chú trọng vào những gì bản thân có thể làm trong một năm, nhưng lại bỏ qua những gì mình có thể làm trong một thập kỷ.
Bill Gates

Nội dung câu nói nổi tiếng trên đây cũng rất đúng khi đặt trong bối cảnh một khoảng thời gian ngắn hơn. Chúng ta có xu hướng tập trung quá mức vào những gì mình có thể làm trong một ngày – trong khi lại đánh giá thấp những thứ có thể hoàn thành trong một năm.

Đây là một vấn đề tâm lý bình thường và khá phổ biến ở con người. Vấn đề là, phải giải quyết như thế nào? Làm sao để hoàn thành mục tiêu lớn nhất/ quan trọng nhất mà không bị chìm đắm trong những công việc lặt vặt mà ta cho là cần thiết? Làm sao để vượt qua sức ì và bắt tay ngay vào công việc?

Có một đáp án đơn giản cho tất cả những câu hỏi trên đây, đó là phương pháp làm việc với tên gọi “Eat the Frog”.

Mục lục

Eat the Frog là gì?

Nếu cần phải ăn con ếch, tốt nhất bạn nên làm điều đó trước tiên vào buổi sáng.

Mark Twain từng nói, nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là ăn một con ếch sống, chắc chắn sẽ chẳng có gì tệ hơn có thể xảy ra trong ngày với bạn nữa. “Con ếch” ở đây nghĩa là nhiệm vụ lớn nhất, quan trọng nhất – và có khả năng cao sẽ bị trì hoãn, nếu bạn không bắt tay thực hiện sớm.

Từ nhận định trên đây của Mark Twain, Brian Tracy đã đưa ra khái niệm “Eat The Frog”. Về cơ bản, trọng tâm của khái niệm này là: Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày và ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ đó trước nhất.

Eat the Frog là giải pháp lý tưởng dành cho những ai:

Bị bệnh “lề mề” kinh niên.
Làm việc rất nhiều, nhưng lại không đạt được kết quả cao đối với những nhiệm vụ quan trọng.
Gặp khó khăn khi cần tập trung cao độ trong một khoảng thời gian và cải thiện năng suất.
Không thể quyết định lựa chọn công việc cần làm.
Cảm thấy quá tải với khối lượng công việc của mình.

Vì sao cần phải “ăn con ếch”?

Cuốn sách “Ăn con ếch” (Eat that Frog) của Tracy đề cập đến 21 mẹo quản lý thời gian để hỗ trợ lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và thực hiện những công việc quan trọng nhất trong cuộc sống. Theo ông, tình trạng “quá tải” sẽ dẫn tới hai 2 tình huống sau:

Tình huống A: Trì hoãn những việc lớn và quan trọng, cho đến khi những việc đó dần trở nên cấp bách và tồi tệ hơn.
Tình huống B: Giải quyết tất cả các nhiệm vụ nhỏ nhặt, mất thời gian trước, rồi mới thực hiện việc chính sau.

Cả hai hướng hành động trên đều không hiệu quả, và chỉ khiến ta “chìm sâu hơn vào vũng bùn”. Để tránh những hậu quả không mong muốn, bạn nên tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và mang lại tác động lớn nhất.

Có lẽ tới đây, một số bạn đọc sẽ phản ứng ngay:

“Bạn nghĩ tôi chỉ có một việc phải làm ư? Bạn có điên không? Tôi có hàng tá thứ phải lo mỗi ngày, và tôi không thể chỉ chọn một trong đó được!”.

Đừng vội nóng. Nếu bạn đang bị quá tải với công việc, phương pháp Eat the Frog sẽ còn hiệu quả hơn nữa.

Đương nhiên, không phải khi “ăn con ếch” xong là bạn có thể tuyên bố ngay đã xong mọi chuyện. Bạn vẫn sẽ phải làm những thứ khác, nhưng công việc quan trọng nhất (thường là nhiệm vụ khó khăn, đòi hỏi nhiều năng lượng và sự tập trung nhất) sẽ được ưu tiên thực hiện trước những việc khác ít quan trọng hơn – nhưng lại thường khiến ta cảm thấy cấp bách hơn.

Ngoài Eat the Frog, bạn cũng có thể thử nghiệm thêm một số kỹ thuật khác. Chẳng hạn, phương pháp Agile Results yêu cầu thực hiện 3 nhiệm vụ mỗi ngày, hay với Ivy Lee là 6. Tuy nhiên, lời khuyên là bạn bạn thử nghiệm với một nhiệm vụ trước. Việc đơn giản hóa và tập trung cao độ vào chỉ một nhiệm vụ chính là “bí quyết” làm nên thương hiệu của Eat the Frog.

Hậu quả khi không quản lý thời gian tốt

Lợi ích khi thực hành phương pháp Eat the Frog

Ngay cả khi đã áp dụng những phương pháp quản lý thời gian như khóa lịch trình (time blocking) hay kỹ thuật Pomodoro, Eat the Frog vẫn là một “vũ khí” giúp gia tăng đáng kể năng suất làm việc.

Phát triển thói quen làm việc tập trung cao độ

Trong nền kinh tế tri thức ngày nay, những công việc mang lại giá trị lớn nhất luôn đòi hỏi tập trung tinh thần vào một điều duy nhất (ví dụ: lập trình, thiết kế, viết bài, lên chiến lược, giải quyết vấn đề, v.v…). Thế nhưng, môi trường làm việc hiện đại lại không được thiết lập để hỗ trợ “deep work” (ý nói công việc không bị gây xao nhãng hay làm phiền).

Chúng ta bị phân tâm bởi quá nhiều email, cuộc họp, tin nhắn và các yêu cầu từ cấp trên – đến mức không còn thời gian hay không gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Eat the Frog yêu cầu ta phải “đẩy lùi” tất cả những nhân tố gây gián đoạn từ cả bên ngoài (người khác gây xao nhãng chúng ta) và bên trong (bản thân tự xao nhãng), ưu tiên hành động để hướng đến mục tiêu đề ra.

Hỗ trợ xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân

Thông thường, điều đầu tiên chúng ta làm khi ngồi vào bàn làm việc là kiểm tra email và tin nhắn. Khi có email hay tin nhắn đến, ta thường phản ứng ngay lập tức; điều này, vô hình chung, gây lãng phí thời gian và khiến ta làm những việc người khác cần, thay vì bản thân cần.

Ngược lại, Eat the Frog yêu cầu ta phải đặt công việc của mình làm ưu tiên hàng đầu, tránh bị ảnh hưởng bởi những nhiệm vụ rải rác trong ngày.

Tạo động lực cho bản thân thông qua những thành công nhỏ

Như đã nói ở phần đầu, xu hướng của con người là đánh giá quá cao những gì mình có thể hoàn thành trong một ngày – kể cả khi ta ý thức được thói quen sai lầm đó. Đây cũng là lý do tại sao các phương pháp quản lý thời gian hay cải thiện năng suất thường khiến ta cảm thấy bị “tụt hậu” và không theo kịp. Khi cảm thấy không ổn, chúng ta lại có xu hướng trốn tránh và tìm đến những thứ giúp cải thiện tâm trạng – ở đây là sự “lề mề”.

Eat the Frog yêu cầu ta phải tập trung vào ít nhiệm vụ hơn, ngay cả khi bản thân có thể làm được nhiều hơn. Mỗi ngày ăn được một con ếch – tức là bạn đã làm được một việc có ý nghĩa, và bản thân cũng vì thế mà tiến bộ hơn.

Nghiên cứu đã chỉ ra: Sự tiến bộ là động lực để ta gắn bó và hài lòng hơn với công việc, nâng cao hiệu quả quy trình làm việc. Khi lên kế hoạch những việc cần làm và hoàn thành kế hoạch đó, ta đã đạt được một thành công nhỏ cho riêng mình. Thành công đầu tiên vào buổi sáng sẽ tạo động lực để gặt hái nhiều thành công hơn nữa trong khoảng thời gian còn lại của ngày.

Tận dụng tối đa “giờ vàng” năng suất trong ngày

Chúng ta đều biết rõ: Năng lượng làm việc ở các khoảng thời gian trong ngày là không giống nhau. Vào buổi sáng, năng lượng và sự tập trung thường đạt mức cao nhất – nói cách khác, đây là khoảng thời gian làm việc hiệu quả hơn so với buổi chiều. Lý do là vì sau bữa trưa, tất cả những gì cơ thể cảm nhận được là “căng da bùng, chùng da mắt”.

Eat the Frog giúp ta tận dụng khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất cho nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và dành thời gian còn lại cho những nhiệm vụ đơn giản và ít cần thiết hơn.

Áp dụng đơn giản và linh hoạt

Getting Things Done là một phương pháp được đánh giá mang lại hiệu quả và toàn diện hơn; tuy nhiên, việc thực hành phương pháp này lại vô tình trở thành một nhiệm vụ trong ngày khác của bạn. Trong khi đó, Eat the Frog là một phương pháp đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện, chỉ với một khoảng thời gian ngắn và đòi hỏi ít nguồn lực tinh thần.

Phương pháp này hầu như có thể ứng dụng trong mọi lĩnh vực, ở mọi nơi, bất kể công việc, mục tiêu hay hoàn cảnh nào. Thời gian và khả năng của con người là có hạn, và Eat the Frog, tuy đơn giản, nhưng vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả và ý nghĩa cho mỗi ngày làm việc.

Bí quyết “ăn con ếch” (eat the frog) hiệu quả

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn áp dụng phương pháp Eat the Frog một cách nhất quán và thành công:

Quyết định đâu là “chú ếch” của mình

“Con ếch”, hay còn được gọi là Nhiệm vụ quan trọng nhất (Most Important Task – MIT), là công việc quan trọng nhưng lại không khẩn cấp. Chính vì nhiệm vụ này không khẩn cấp và cũng không đơn giản, nên chúng ta thường khó chịu và “thoái thác” khi thực hiện.

Tương tự như ma trận Eisenhower Box, đối với Eat the Frog, bạn có thể chia danh sách việc cần làm của mình thành 4 loại:

Những điều bạn không muốn làm, nhưng thực sự cần phải làm.
Những điều bạn muốn làm, và thực sự cần làm.
Những điều bạn muốn làm, nhưng thực sự không cần làm.
Những điều bạn không muốn làm, và thực sự không cần làm.

“Con ếch” chính là những điều bạn không muốn làm, nhưng thực sự cần phải hoàn thành.

Chọn một việc mà bạn có thể giải quyết trong 1-4 giờ

“Con ếch” nên được xử lý trong tối đa nửa ngày. Một công việc thực tế, rõ ràng sẽ giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn và không bị trì hoãn. Hoàn thành nhiệm vụ này trước bữa trưa, cũng giống như khi bạn giành được chiến thắng, sẽ góp phần “giải phóng” endorphin, hormone có tác dụng tạo cảm giác hưng phấn và hạnh phúc, duy trì năng lượng cho nửa ngày còn lại.

Chia ra thành nhiều bước nhỏ nếu cần

Nếu “con ếch” của bạn cần hơn nửa ngày để hoàn thành, hãy chia nó ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Công việc quan trọng nhất trong đó sẽ là “chú ếch mới” cần giải quyết hơn. Lấy ví dụ, để hoàn thành nhiệm vụ “Lập kế hoạch kinh doanh”, hôm nay việc bạn cần làm là “Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh”.

Đừng cố gắng lên kế hoạch trước

Ở bước tiếp theo, sai lầm của nhiều người tìm cách lên lịch “ăn ếch” cho cả tuần – hoặc thậm chí vài tuần tới. Thực tế, đây là điều không thể, và sẽ chỉ khiến bạn “thụt lùi” nhiều hơn. Eat the Frog giúp bạn bắt đầu ngày mới bằng sự tập trung và tươi tỉnh; vì vậy, hãy chỉ chọn “thưởng thức” duy nhất một “chú ếch” một lần nhé!

Chuẩn bị “ếch” vào đêm hôm trước

Vào cuối ngày làm việc, bạn gần như đã có đủ cơ sở để lên kế hoạch cho ngày tiếp theo. Thế nhưng, hãy chỉ dừng lại ở bước lập kế hoạch, vì ở thời điểm này, cơ thể đã mệt mỏi và cần được nghỉ ngơi.

Theo Gina Trapani, người sáng lập Lifehacker, bạn nên chuẩn bị trước cho nhiệm vụ của ngày kế tiếp vào cuối mỗi ngày làm việc.

Ví dụ, nhiệm vụ chính ngày mai của tôi là hoàn thành bản thảo cho bài viết. Trước khi tắt máy tính, tôi đã đóng tất cả các tab và ứng dụng, ngoại trừ những tài liệu nghiên cứu và bản word ở chế độ “Tiêu điểm” toàn màn hình. Như vậy, đó sẽ là tất cả những gì tôi thấy đầu tiên khi ngồi vào bàn làm việc sáng mai.

Tuy không phải lúc nào cũng hiệu quả, Eat The Frog là lời nhắc nhở sinh động những việc phải làm – giảm bớt nguy cơ bị phân tâm khi bạn bắt đầu “dạo qua” các ứng dụng, email, tài liệu, trang web, v.v…

“Ăn con ếch” của bạn trước

Bất kể “con ếch” của bạn là gì, hãy xử lý nó ngay khi ngồi xuống. Nếu được, hãy khoan lên lịch họp. Cũng đừng kiểm tra email, Facebook hay nghĩ đến những gì cần làm sau đó. Tập trung toàn bộ năng lượng vào “con ếch” của bạn – chỉ một mình nó mà thôi.

Vậy nếu bạn không thuộc tuýp người buổi sáng thì sao? Đừng lo, hãy tận dụng bất kỳ khoảng thời gian nào trong ngày, miễn rằng đó là khi bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng, tập trung và làm việc hiệu quả nhất. Mấu chốt là tận dụng triệt để khoảng thời gian làm việc tốt nhất trong ngày, dù là 8 giờ sáng hay 8 giờ tối. Cứ đến thời điểm đó, hãy tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất.

Đọc thêm: Quy tắc 80/20 – Ứng dụng nguyên lý Pareto để nâng tầm năm suất

Lưu ý khi áp dụng phương pháp Eat the Frog

Nếu phải ăn hai con ếch, hãy ăn con xấu hơn trước

Nói cách khác, nếu bạn phải xử lý hai nhiệm vụ quan trọng, hãy bắt đầu với nhiệm vụ lớn hơn, khó khăn và quan trọng hơn. “Bật chế độ nghiêm túc”, bắt tay ngay vào công việc, và kiên trì cho đến khi hoàn thành, rồi mới chuyển sang công việc khác.

Nếu phải ăn một con ếch sống, đừng phí thời gian “ngắm nhìn” nó quá lâu

Chìa khóa tối ưu hiệu suất là luyện tập giải quyết công việc chính trước tiên vào mỗi buổi sáng. Bạn phải hình thành thói quen “ăn con ếch” mỗi ngày trước khi làm bất cứ điều gì, và đừng mất quá nhiều thời gian chỉ để suy nghĩ về nó.

Dây là thói quen thường thấy ở những người thành công, một năng lực cần thiết cho bất kỳ ai nào mong muốn đạt được những mục tiêu lớn.

Bắt tay vào hành động ngay lập tức

Người thành công là những người bắt tay trực tiếp vào nhiệm vụ chính trước, làm việc một cách kỷ luật và chuyên tâm cho đến khi xong việc.

“Không thể làm được” là một trong những vấn đề lớn nhất trong tư duy hiện nay. Nhiều người hay bị nhầm lẫn giữa công việc với thành tích. Họ nói chuyện liên tục, tổ chức các cuộc họp bất tận, đưa ra những kế hoạch tuyệt vời, nhưng cuối cùng, không ai thực hiện và đạt được kết quả như yêu cầu.

Ví dụ, nếu bạn mơ ước trở thành một nhà văn, phát triển doanh nghiệp hay cải thiện cuộc sống cho người có hoàn cảnh khó khăn, sẽ chẳng ích gì khi mọi thứ chỉ nằm trong suy nghĩ. Ước mơ vẫn sẽ chỉ là ước mơ, nếu bạn không biến nó thành mục tiêu và hành động ngay lập tức.

Thay vào đó, hãy đặt mục tiêu và học cách viết sách. Điều này cũng tương tự đối với những ý tưởng khác nảy ra trong đầu bạn. Khi trực giác mách bảo, hãy hành động ngay. Làm bất cứ việc gì – miễn là bạn cảm thấy mình có thể hoàn thành tốt nhất.

Đọc thêm: 12 cách phát triển trực giác – Kết nối với sức mạnh tiềm thức

Nuôi dưỡng niềm đam mê tích cực với công việc

Sự say mê với công việc giúp giải phóng endorphin, nhờ đó tăng cường sự minh mẫn, tự tin và năng lực làm việc. Khi đó, ở cấp độ tiềm thức, bạn cũng sẽ dần tổ chức cuộc sống của mình tương tự như cách bạn tổ chức xử lý các nhiệm vụ lớn và nhỏ. Bạn sẽ thực sự nghiện thành công và đóng góp – theo một nghĩa tích cực.

Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, “hệ thống khen thưởng” và tạo cảm giác hài lòng của não bộ sẽ được kích hoạt. Hãy đặt ra các mục tiêu SMART, cả ngắn hạn và dài hạn, để được trải nghiệm cảm giác “đầy cuốn hút” này.

Tuyệt đối không “đi tắt đón đầu”

Thực hành là chìa khóa để thành thạo một kỹ năng bất kỳ. Tâm trí của chúng ta cũng giống cơ bắp, nó sẽ trở nên “rắn chắc” và mạnh mẽ hơn nếu được tập luyện thường xuyên. Thông qua thực hành, bạn sẽ có thể học hỏi và phát triển các thói quen cần thiết cho thành công.

“Con ếch” của bạn là gì? Nhiệm vụ mà bạn không muốn làm mỗi ngày là gì? Khi đã chọn được “chú ếch” của mình, hãy hình thành thói quen thức dậy mỗi sáng và xử lý công việc đó trước tiên.

Đọc thêm: Thói quen hình thành tích cách như thế nào?

Lời kết

Đối với việc cải tiến hiệu suất, chúng ta thường có xu hướng áp dụng các quy trình làm việc phức tạp hơn, trong khi lại bỏ qua các quy trình đơn giản. Tuy nhiên, những phương pháp hiệu quả nhất lại là những phương pháp có thể áp dụng khi mệt mỏi; và trong phần lớn trường hợp, bạn sẽ quay trở lại với chúng khi nhận thấy những thói quen xấu bắt đầu “xâm chiếm” cuộc đời bạn.

Bất kể mục đích của bạn là vượt qua bệnh “lề mề” hay tăng cường sự tập trung trong công việc, Eat The Frog là giải pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn quản lý thời gian và năng suất công việc tốt hơn.

Chúc bạn thành công!

Link mua sách: https://www.fahasa.com/de-hieu-qua-trong-cong-viec-271765.html