Quy tắc 80/20 (Pareto): Nâng tầm năm suất

Trang chủ » Tự nhận thức » Phát triển cá nhân » Quy tắc 80/20: Ứng dụng nguyên lý Pareto để nâng tầm năm suất

Là một trong những phương pháp quản lý thời gian và tối ưu năng suất hiệu quả nhất, quy tắc 80/20 đã và luôn nằm trong số các bí quyết thành công hàng đầu cần ghi nhớ cho mọi đối tượng.

Mục lục

Quy tắc 80/20 là gì?

Quy tắc 80/20, còn được gọi là Nguyên tắc Pareto, là một trong những định luật phổ quát nhất trong cuộc sống và kinh doanh. Theo đó, 20% hoạt động ta làm sẽ mang lại 80% kết quả ta nhận được.

Quy tắc này được đặt theo tên người sáng lập, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người đã đưa ra ý tưởng này lần đầu vào năm 1895.

Tại thời điểm đó, Pareto nhận thấy, các cá nhân trong xã hội đều, một cách ngẫu nhiên, được phân chia thành “số ít quan trọng” (20% top đầu) và “số nhiều bình thường” (80% top dưới, theo cách gọi của ông) xét về tiền bạc và mức độ ảnh hưởng của họ.

Sau đó, ông phát hiện ra rằng, hầu như tất cả các hoạt động kinh tế đều tuân theo nguyên tắc này. Theo đó, 80% của cải của nước Ý thời điểm đó do 20% dân số nắm giữ.

Quy luật 80 20 của Pareto có thể được áp dụng cho hầu hết mọi tình huống cuộc sống. Hiểu rõ nguyên tắc này là nền tảng để ta học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng của hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cụ thể cách áp dụng quy luật 80 20 trong thiết lập mục tiêu và cải thiện năng suất.

Nguyên tắc Pareto hoạt động như thế nào?

Theo nguyên lý Pareto, với một danh sách những việc cần làm bất kỳ, hãy chọn ra hai việc tạo ra nhiều giá trị nhất, lớn hơn tổng giá trị của tám mục còn lại.

Tuy nhiên, thực tế đáng buồn là hầu hết chúng ta đều trì hoãn thực hiện 10 hoặc 20% công việc quan trọng này. Thay vào đó, chúng ta tập trung dành nhiều thời giờ cho 80% những việc ít quan trọng, có rất ít ý nghĩa với thành công của bản thân.

Thực hành quy tắc 80/20

Áp dụng quy tắc 80/20 vào thiết lập mục tiêu

Dưới đây là những việc bạn nên làm để áp dụng hiệu quả quy tắc 80/20 vào việc thiết lập mục tiêu SMART để cải thiện năng suất.

Đầu tiên, lấy một tờ giấy và viết ra 10 mục tiêu. Sau đó, tự hỏi bản thân: Nếu bạn chỉ có thể hoàn thành một trong số những mục tiêu đó ngày hôm nay, thì mục tiêu nào sẽ mang lại tác động tích cực lớn nhất đến cuộc sống của bạn?

Sau đó, tiếp tục chọn mục tiêu quan trọng thứ hai.

Sau khi hoàn thành bài tập này, bạn sẽ xác định được 20% mục tiêu quan trọng nhất và mang lại nhiều tác động hơn hết.

Tiếp tục dành phần lớn thời gian của bạn để hoàn thành những mục tiêu bạn cho là có giá trị nhất.

Hẳn bạn đã từng bắt gặp hình ảnh một người, có thể là chính bản thân bạn, bận rộn suốt cả ngày, nhưng lại hoàn thành được rất ít việc.

Điều này hầu như luôn luôn xảy ra, bởi vì chúng ta bận rộn với những hoạt động mang lại ít giá trị, trong khi trì hoãn công việc chính có thể dẫn tới thay đổi thực sự.

Những nhiệm vụ có giá trị nhất bạn có thể làm mỗi ngày thường lại là những công việc khó khăn và phức tạp nhất, nhưng kết quả mang lại thực sự rất xứng đáng.

Trước khi bắt tay vào làm việc, hãy luôn tự hỏi bản thân: “Nhiệm vụ này nằm trong nhóm 20% hay 80%?”

Có một nguyên tắc quan trọng đó là: hãy chống lại cảm giác thôi thúc để tránh làm những việc nhỏ nhặt trước.

Nếu bạn bắt đầu một ngày mới với những công việc mang lại giá trị thấp, bản thân bạn sẽ sớm hình thành thói quen này, và theo thời gian, bạn sẽ luôn hành động như vậy.

Ứng dụng quy tắc 80/20 vào công việc và cuộc sống

Xuất phát điểm của thành công luôn giống nhau, đó là từ những ước mơ lớn.

Không điều gì có thể loại bỏ những giới hạn của chúng ta hiệu quả hơn trí tưởng tượng, khi bạn mơ mộng và nghĩ về những điều tuyệt vời bản thân có thể làm được, hoặc con người mà bạn muốn trở thành.

Như một nhà thông thái đã từng nói:

Bạn phải mơ những giấc mơ lớn, vì chỉ những giấc mơ lớn mới có sức lay động tâm trí của con người.

Khi bạn bắt đầu mơ những giấc mơ lớn, sự tự tin của bạn theo đó sẽ được cải thiện ngay lập tức. Bạn sẽ cảm thấy bản thân trở nên mạnh mẽ hơn, đủ khả năng ứng phó với mọi biến động xung quanh.

Nhiều người chỉ hoàn thành được một số ít công việc, bởi vì họ không bao giờ cho phép bản thân ngả lưng và tưởng tượng về một cuộc sống tốt đẹp mà họ có thể nhận được trong tương lai.

Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trước

Một lời khuyên dành cho bạn để dám mơ những giấc mơ lớn và sống không giới hạn, đó là loại bỏ những rào cản dẫn ta đến thành công, gói gọn trong khái niệm mà Elihu Goldratt gọi là “Thuyết ràng buộc” (Theory of Constraints). Đây là một trong những lý thuyết mang tính đột phá nhất của tư duy hiện đại.

Goldratt đã phát hiện ra rằng, trong quá trình hoàn thành một mục tiêu bất kỳ, luôn tồn tại một “nút thắt” đóng vai trò như rào cản ngăn cản bạn hoàn thành mục đích đề ra. Rào cản này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ đạt tới đích đến của bạn.

Nếu bạn tập trung toàn bộ năng lượng sáng tạo và sự chú tâm vào việc giảm bớt sự ràng buộc này, bạn sẽ có thể thúc đẩy quá trình hoàn thành mục tiêu nhanh hơn.

Lấy ví dụ, bạn muốn tăng gấp đôi thu nhập của mình.

Ràng buộc quan trọng hay yếu tố đang ngăn cản bạn hiện thực hóa ước mơ đó là gì?

Bạn biết rằng thu nhập của mình là kết quả của chất lượng và số lượng dịch vụ mà bạn cung cấp cho mọi người.

Nếu bạn muốn tăng gấp đôi thu nhập của mình, bạn chỉ cần tăng gấp đôi chất lượng và số lượng của những việc bạn làm để có được mức thu nhập đó.

Hoặc bạn sẽ phải thay đổi công việc và nghề nghiệp để tạo ra giá trị gấp đôi so với những gì bạn đang làm.

Hãy luôn tự hỏi bản thân, “Đâu là hạn chế lớn nhất kìm hãm tôi, hoặc đâu là thứ khiến tốc độ tăng thu nhập của tôi nhanh gấp đôi?”

Thực hành quy tắc 80/20

Theo chuyên gia phát triển bản thân Brian Tracy chia sẻ, một khách hàng của ông từng đặt mục tiêu tăng gấp đôi thu nhập trong vòng 3-5 năm tới.

Anh đã áp dụng quy tắc 80/20 khi làm việc với khách hàng, và phát hiện ra có 20% khách hàng đóng góp tới 80% lợi nhuận của mình. Anh cũng nhận thấy rằng, lượng thời gian mình dành cho các khách hàng tạo ra lợi nhuận cao và khách hàng mang lại lợi nhuận thấp là tương tự như nhau.

Nói cách khác, anh đang chia đều thời gian cho những việc mình làm, trong khi chỉ 20% trong số đó đóng góp vào 80% kết quả thu về.

Anh quyết định lập ra danh sách khách hàng 80%, tức những khách hàng đại diện cho nhóm mang lại 20% lợi nhuận. Sau đó, anh liên lạc với những chuyên gia khác trong ngành, bàn giao những khách này cho họ một cách cẩn thận, lịch sự và tính toán kỹ lưỡng.

Tiếp theo, anh lập danh sách những khách hàng hàng đầu và bắt đầu tìm kiếm trên thị trường những khách hàng tương tự với danh sách đó; nói cách khác, anh tập trung vào những khách hàng quan trọng và có thể phục vụ họ cách xuất sắc như anh đã từng phục vụ khách hàng của mình.

Thay vì phải mất 3-5 năm, anh đã nhân đôi thu nhập của mình ngay trong năm đầu tiên – chỉ bằng cách áp dụng quy tắc 80/20!

Ví dụ về nguyên lý Pareto trên đây là một minh chứng hùng hồn cho tầm quan trọng của việc áp dụng quy tắc này đối với thành công.

Xác định những rào cản ngăn chặn bạn đạt tới năng suất cao nhất

Hầu hết chúng ta đều có thể xác định những vấn đề đang ngăn cản mình hiện thực hóa mục tiêu. Đôi khi đó là cảm giác bất lực cố hữu; đôi khi là do thói quen tự bào chữa cho những việc mình không thể làm.

Vậy điều gì đang kìm hãm bạn? Nguyên nhân là do trình độ học vấn hay kỹ năng của mình?

Nếu mục tiêu của bạn là trở thành một tác giả nối tiếng, và bạn đã học cách viết sách đạt chuẩn, vậy con đường bạn đang đi còn gặp trở ngại nào khác không?

Đó là nghề nghiệp hay công việc hiện tại của bạn? Đó có phải là môi trường hay tình trạng sức khỏe hiện tại của bạn không? Đó có phải là tình huống mà bạn gặp phải ngày hôm nay? Điều gì ảnh hưởng tới tốc độ đạt được mục tiêu của bạn?

Hãy nhớ rằng, bất kể điều gì đã thành thói quen, bạn đều có thể bỏ được. Dù tình huống hiện tại của bạn “bi đát” như thế nào, bạn hoàn toàn có thể tìm cách thoát ra.

Nếu mục tiêu thực sự của bạn là mơ những giấc mơ lớn và sống không có giới hạn, bạn có thể chọn chúng làm tiêu chuẩn cho mình – và so sánh những điều bạn đang làm với ước mơ của bạn.

Đọc thêm: Thói quen hình thành tính cách như thế nào?

3 bí quyết sống “không giới hạn” với quy tắc 80/20

Chìa khóa để sống một cuộc sống không giới hạn là sự rõ ràng (clarity), năng lực (competence) và tập trung (concentration).

Xác định rõ mong muốn, mục tiêu và tầm nhìn của bạn

Sự rõ ràng là chìa khóa khai mở tiềm năng lãnh đạo. Hãy luôn đặt câu hỏi, mục tiêu của bạn là gì?
Brian Tracy

Sự rõ ràng (clarity) có nghĩa là bạn phải hoàn toàn hiểu rõ về bản thân mình, biết mình muốn gì và đang ở đâu.

Bước đầu tiên cần làm là viết ra danh sách mục tiêu của bản thân và lập kế hoạch để hoàn thành những điều đó. Sắp xếp thứ tự ưu tiên thật cẩn thận; sau đó, hãy hành động mỗi ngày để tiến gần hơn đến chúng.

Với mỗi tiến bộ đạt được trong quá trình trên, bạn sẽ lại có thêm niềm tin vào chính mình – rằng không có gì mà bạn không thể chinh phục được.

Hiểu rõ mong muốn của bản thân và có tầm nhìn rõ ràng cho tương lai sẽ giúp bạn có định hướng cho hoạt động mỗi ngày. Đây cũng là một trong những thói quen quan trọng nhất của người thành công.

Những ai xác định rõ mục tiêu sẽ hiểu rõ những gì mình mong muốn hơn, cũng như dễ dàng thành công hơn trong cuộc sống so với những ai không thường xuyên đặt ra mục tiêu.

Đọc thêm: 22 câu chuyện thành công của những người nổi tiếng

Nâng cao năng lực trong các lĩnh vực chính của bạn

Khái niệm năng lực (competence) đề cập đến sự xuất sắc trong lĩnh vực của mình.

Hãy áp dụng quy tắc 80/20 trong mọi việc bạn làm: tập trung phát triển khả năng của mình trong 20% nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.

Dành toàn bộ nguồn lực của bản thân cho việc không ngừng học hỏi, không ngừng phát triển. Không bao giờ có điểm dừng cho mục tiêu trở thành người giỏi nhất. Mỗi ngày, hãy cam kết thực hiện điều gì đó để giúp bản thân ngày càng xuất sắc hơn trong lĩnh vực của mình.

Tập trung

Tập trung (focus) là tự bắt buộc bản thân phải toàn tâm vào một việc – việc quan trọng nhất – và chỉ hướng lòng vào đó cho đến khi hoàn thành xong.

Bí quyết thành công là tập trung luôn luôn, bằng cả tâm hồn và lý trí của bạn.

Tập trung là biết chính xác những gì bạn muốn trở thành, muốn có và muốn làm. Tập trung là kiên trì, không bị phân tâm, hướng thẳng tới việc hoàn thành mục tiêu để thực sự thay đổi cuộc sống hiện tại.

Khi bạn cho phép bản thân mình mơ những giấc mơ lớn, từ bỏ những thứ chiếm quá nhiều thời gian, dồn toàn bộ nguồn lực bên trong vào việc loại bỏ các rào cản, bạn sẽ cảm nhận được sự tự tin và sức mạnh phi thường trong chính mình.

Tập trung vào những gì bạn thích làm, đồng thời trau dồi kỹ năng để trở nên xuất sắc trong một vài lĩnh vực có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể cho cuộc sống của bạn. Khi bắt đầu suy nghĩ về những cơ hội có thể xảy ra – thay vì những điều bất khả thi, bạn đã tiến gần hơn tới việc khám phá tiềm năng thực sự của chính mình.

Đọc thêm: Luật hấp dẫn – Bí quyết thu hút thành công & hạnh phúc vào cuộc sống

Luôn hướng tới mục tiêu chính

Theo một nghiên cứu về thái độ của người giàu so với người nghèo, người ta phát hiện ra rằng: Có đến 85% người giàu luôn có một mục tiêu lớn – và đó là cái mà họ luôn nỗ lực theo đuổi.

Vì vậy, nếu bạn muốn trở nên giàu có, hãy làm những gì những người giàu làm. Đặt ra một mục tiêu lớn và luôn hành động với mục tiêu ấy; nếu bạn làm được, điều đó sẽ thay đổi cuộc đời của bạn.

Khi bạn có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ có thể đưa ra câu trả lời chính xác vào thời điểm chính xác.
Brian Tracy

Bạn có đang áp dụng quy tắc 80/20 trong thiết lập mục tiêu không? Nếu có, bạn đã nhận thấy những thay đổi nào trong cuộc sống của mình?

Đọc thêm: Mục đích sống – Vì sao cần suy nghĩ ngay hôm nay?

Lời kết

Quy tắc 80/20 (hay nguyên tắc Pareto) là một trong những quy luật phổ quát nhất trong quản lý hiệu suất, tăng cường hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc nắm rõ tầm quan trọng và phương pháp thực hành quy luật này.

Chúc bạn thành công!

Tham khảo

The 80-20 Rule Explained. https://www.briantracy.com/blog/personal-success/how-to-use-the-80-20-rule-pareto-principle/.

Có thể bạn quan tâm: